百貨采購的特點
◎ 貨源廣泛
百貨生產(chǎn)的工藝相對簡單，技術(shù)要求也不是特別高，因此其生產(chǎn)廠家眾多，貨源十分廣泛。就我國目前的百貨生產(chǎn)及集散地主要在珠江三角洲，蘇南經(jīng)濟圈及以義烏為中心的浙江等地。
◎ 價格差異大
由于生產(chǎn)廠家，用料、工藝及技術(shù)的不同，百貨采購的價格差異很大。例如，同是一件西服，有幾十元的、幾百元的、進口的名牌西服則高達幾萬元。
◎ 品種繁多
百貨采購總的特點是雜。百貨的種類多，同一品牌的型號，花色也很多。
◎ 技術(shù)性較強
這是由于百貨的自然屬性所決定的。商品結(jié)構(gòu)復(fù)雜，品種繁多，因為在經(jīng)營上、保管運輸上等都要求有一定的技術(shù)性。例如，玻璃制品必須要有很好的防震措施，衣服必須要有較好的保管條件，對于衣服的采購，采購人員必須有豐富的經(jīng)驗，對流行趨勢、色彩具有很高的把握能力。
百貨采購的方式
百貨采購的方式是根據(jù)商品的銷售情況，商品本身的特點和市場供求情況來確定的，百貨的采購方式主要有以下幾種：
◎ 訂購
訂購也稱訂貨，超市和供應(yīng)商，通過簽訂合同方式預(yù)先進行訂購，也可以提供樣品進行訂購，供應(yīng)商則按照合同規(guī)定的商品品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、交貨時間等進行交貨。采取訂購方式所收進的商品也都是比較重要的商品，訂購一般要付給供應(yīng)商一定的定金。
◎ 選購
選購是指超市根據(jù)需要向供應(yīng)商選購商品，超市在進貨上有充分的自主權(quán)，供應(yīng)商也比較自由，這種方式能按需訂購，避免商品的積壓或脫銷。訂購、選購應(yīng)是超市向供應(yīng)商采購商品的主要方式。
◎ 進口商品
超市還根據(jù)國家的政策，結(jié)合市場需要，向國外供應(yīng)商訂購。訂購時要說明商品的名稱、數(shù)量、規(guī)格以及交貨時間、運輸方式等，集中送交外貿(mào)部門審批，并由有關(guān)進口公司據(jù)此向國外訂貨，然后根據(jù)國家規(guī)定的程序辦理進貨手續(xù)。我國加入WTO后超市進口商品的手續(xù)將會越來越簡單。
◎ 分配、調(diào)撥
由超市總部向各分店分配、調(diào)撥百貨，也是超市的主要采購進貨方式。
◎ 企業(yè)代銷
指商品銷售以后再辦理結(jié)算手續(xù)。這一形式是在市場商品日趨豐富，有些商品產(chǎn)大于銷的形勢下出現(xiàn)的。超市對于一些不收購、不訂購、不選購的商品，以及正在打開銷路的新產(chǎn)品等，由供應(yīng)商委托代銷，付給一定的手續(xù)費或給予一定的價格折率，這可使超市不擔風險，放手銷售，既有利于開拓商品的銷路，促進工業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展，又有利于擴大商業(yè)自身的采購業(yè)務(wù)，增加企業(yè)的收益。
◎ 聯(lián)營聯(lián)銷
這一形式使工商、商商雙方利益發(fā)生了內(nèi)在聯(lián)系，根據(jù)工商、商商雙方各司其責，利益均沾、風險同擔的原則實行聯(lián)營聯(lián)銷。
百貨采購的作業(yè)程序
百貨采購的作業(yè)程序主要包括制定采購計劃、下達訂貨單及驗收處理。這里以實例形式介紹訂單處理的作業(yè)程序。
◎ 例行訂單的作業(yè)程序
本作業(yè)程序適用于如下商品：
較無季節(jié)性的商品
貨源穩(wěn)定的商品
價格穩(wěn)定的商品
由百貨部門的營業(yè)組長來執(zhí)行續(xù)訂貨程序，其作業(yè)程序如下：
（1） 組長查核訂單建議表，如有修改，則在旁邊注明。
（2） 交由經(jīng)理審核。
（3） 行政組于17：00以前收集訂單建議表，將內(nèi)容輸入電腦。
（4） 第二天8：00以前，電腦部會自動打印出正式訂單，行政組負責核對。在中午12：00以前傳真給供應(yīng)商。
（5） 供應(yīng)商收到訂單后回電告知行政組已收到訂單。
（6） 驗收組收貨時，憑供應(yīng)商的訂單復(fù)印件，輸入電腦即可打印訂單作為依據(jù)。
◎ 經(jīng)常性訂單作業(yè)程序
本作業(yè)程序適用周轉(zhuǎn)率高的商品（期間30天，周轉(zhuǎn)6次以上）。大件商品：如衛(wèi)生紙、家具，因體積大，沒有很多空間可以儲藏，因此只能訂8天左右的數(shù)量。由食品及百貨部門的各組組長來執(zhí)行續(xù)訂貨程序。在下 廣告 促銷品訂單時，須與采購組協(xié)調(diào)有關(guān)事項。
其作業(yè)流程內(nèi)容如下：
（1） 組長填寫訂貨申請單。
（2） 交給副經(jīng)理、經(jīng)理審批。
（3） 行政組于15：00以前收集續(xù)訂貨申請單并輸入電腦完成正式訂單，并將正式訂單的號碼填入續(xù)訂貨申請單，于17：00以前將續(xù)訂貨申請單交給供應(yīng)商，傳真后的續(xù)訂貨申請單作為追蹤的依據(jù)保存。
（4） 供應(yīng)商：供應(yīng)商收到訂單后回電告知行政組。
（5） 收貨組：收貨時，供應(yīng)商告知收貨組訂單號碼，輸入訂單號碼即可找出訂單以作為依據(jù)。
◎ 百貨緊急訂單作業(yè)程序顧客大量購買或訂貨系統(tǒng)估計錯誤導(dǎo)致缺貨時。由食品及百貨部門的營業(yè)組長執(zhí)行緊急訂貨程序。其作業(yè)程序如下：
（1） 組長填寫緊急訂貨申請單。
（2） 立即交由副經(jīng)理、經(jīng)理審核。
（3） 行政組將資料輸入電腦完成正式訂單，將訂單號碼填入緊急訂貨申請單，立即傳真給供應(yīng)商，并同時通過電腦聯(lián)絡(luò)確認。
（4） 收貨組：供應(yīng)商送貨時告知訂單號碼；收貨組輸入訂單號碼后，優(yōu)先收貨并同時通知賣場，等收貨完成后立即送入賣場。
◎ 貨源廣泛
百貨生產(chǎn)的工藝相對簡單，技術(shù)要求也不是特別高，因此其生產(chǎn)廠家眾多，貨源十分廣泛。就我國目前的百貨生產(chǎn)及集散地主要在珠江三角洲，蘇南經(jīng)濟圈及以義烏為中心的浙江等地。
◎ 價格差異大
由于生產(chǎn)廠家，用料、工藝及技術(shù)的不同，百貨采購的價格差異很大。例如，同是一件西服，有幾十元的、幾百元的、進口的名牌西服則高達幾萬元。
◎ 品種繁多
百貨采購總的特點是雜。百貨的種類多，同一品牌的型號，花色也很多。
◎ 技術(shù)性較強
這是由于百貨的自然屬性所決定的。商品結(jié)構(gòu)復(fù)雜，品種繁多，因為在經(jīng)營上、保管運輸上等都要求有一定的技術(shù)性。例如，玻璃制品必須要有很好的防震措施，衣服必須要有較好的保管條件，對于衣服的采購，采購人員必須有豐富的經(jīng)驗，對流行趨勢、色彩具有很高的把握能力。
百貨采購的方式
百貨采購的方式是根據(jù)商品的銷售情況，商品本身的特點和市場供求情況來確定的，百貨的采購方式主要有以下幾種：
◎ 訂購
訂購也稱訂貨，超市和供應(yīng)商，通過簽訂合同方式預(yù)先進行訂購，也可以提供樣品進行訂購，供應(yīng)商則按照合同規(guī)定的商品品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、交貨時間等進行交貨。采取訂購方式所收進的商品也都是比較重要的商品，訂購一般要付給供應(yīng)商一定的定金。
◎ 選購
選購是指超市根據(jù)需要向供應(yīng)商選購商品，超市在進貨上有充分的自主權(quán)，供應(yīng)商也比較自由，這種方式能按需訂購，避免商品的積壓或脫銷。訂購、選購應(yīng)是超市向供應(yīng)商采購商品的主要方式。
◎ 進口商品
超市還根據(jù)國家的政策，結(jié)合市場需要，向國外供應(yīng)商訂購。訂購時要說明商品的名稱、數(shù)量、規(guī)格以及交貨時間、運輸方式等，集中送交外貿(mào)部門審批，并由有關(guān)進口公司據(jù)此向國外訂貨，然后根據(jù)國家規(guī)定的程序辦理進貨手續(xù)。我國加入WTO后超市進口商品的手續(xù)將會越來越簡單。
◎ 分配、調(diào)撥
由超市總部向各分店分配、調(diào)撥百貨，也是超市的主要采購進貨方式。
◎ 企業(yè)代銷
指商品銷售以后再辦理結(jié)算手續(xù)。這一形式是在市場商品日趨豐富，有些商品產(chǎn)大于銷的形勢下出現(xiàn)的。超市對于一些不收購、不訂購、不選購的商品，以及正在打開銷路的新產(chǎn)品等，由供應(yīng)商委托代銷，付給一定的手續(xù)費或給予一定的價格折率，這可使超市不擔風險，放手銷售，既有利于開拓商品的銷路，促進工業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展，又有利于擴大商業(yè)自身的采購業(yè)務(wù)，增加企業(yè)的收益。
◎ 聯(lián)營聯(lián)銷
這一形式使工商、商商雙方利益發(fā)生了內(nèi)在聯(lián)系，根據(jù)工商、商商雙方各司其責，利益均沾、風險同擔的原則實行聯(lián)營聯(lián)銷。
百貨采購的作業(yè)程序
百貨采購的作業(yè)程序主要包括制定采購計劃、下達訂貨單及驗收處理。這里以實例形式介紹訂單處理的作業(yè)程序。
◎ 例行訂單的作業(yè)程序
本作業(yè)程序適用于如下商品：
較無季節(jié)性的商品
貨源穩(wěn)定的商品
價格穩(wěn)定的商品
由百貨部門的營業(yè)組長來執(zhí)行續(xù)訂貨程序，其作業(yè)程序如下：
（1） 組長查核訂單建議表，如有修改，則在旁邊注明。
（2） 交由經(jīng)理審核。
（3） 行政組于17：00以前收集訂單建議表，將內(nèi)容輸入電腦。
（4） 第二天8：00以前，電腦部會自動打印出正式訂單，行政組負責核對。在中午12：00以前傳真給供應(yīng)商。
（5） 供應(yīng)商收到訂單后回電告知行政組已收到訂單。
（6） 驗收組收貨時，憑供應(yīng)商的訂單復(fù)印件，輸入電腦即可打印訂單作為依據(jù)。
◎ 經(jīng)常性訂單作業(yè)程序
本作業(yè)程序適用周轉(zhuǎn)率高的商品（期間30天，周轉(zhuǎn)6次以上）。大件商品：如衛(wèi)生紙、家具，因體積大，沒有很多空間可以儲藏，因此只能訂8天左右的數(shù)量。由食品及百貨部門的各組組長來執(zhí)行續(xù)訂貨程序。在下 廣告 促銷品訂單時，須與采購組協(xié)調(diào)有關(guān)事項。
其作業(yè)流程內(nèi)容如下：
（1） 組長填寫訂貨申請單。
（2） 交給副經(jīng)理、經(jīng)理審批。
（3） 行政組于15：00以前收集續(xù)訂貨申請單并輸入電腦完成正式訂單，并將正式訂單的號碼填入續(xù)訂貨申請單，于17：00以前將續(xù)訂貨申請單交給供應(yīng)商，傳真后的續(xù)訂貨申請單作為追蹤的依據(jù)保存。
（4） 供應(yīng)商：供應(yīng)商收到訂單后回電告知行政組。
（5） 收貨組：收貨時，供應(yīng)商告知收貨組訂單號碼，輸入訂單號碼即可找出訂單以作為依據(jù)。
◎ 百貨緊急訂單作業(yè)程序顧客大量購買或訂貨系統(tǒng)估計錯誤導(dǎo)致缺貨時。由食品及百貨部門的營業(yè)組長執(zhí)行緊急訂貨程序。其作業(yè)程序如下：
（1） 組長填寫緊急訂貨申請單。
（2） 立即交由副經(jīng)理、經(jīng)理審核。
（3） 行政組將資料輸入電腦完成正式訂單，將訂單號碼填入緊急訂貨申請單，立即傳真給供應(yīng)商，并同時通過電腦聯(lián)絡(luò)確認。
（4） 收貨組：供應(yīng)商送貨時告知訂單號碼；收貨組輸入訂單號碼后，優(yōu)先收貨并同時通知賣場，等收貨完成后立即送入賣場。
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本文來源： 百貨采購作業(yè)程序
