本文目錄

1. 如何巧妙地回復外貿郵件
2. 外貿郵件|跟進郵件的5個原則及回復模板
3. 外貿案例 | 被客戶已讀不回,重新建立聯系的5封郵件

如何巧妙地回復外貿郵件

在回復客戶這樣的郵件詢盤時，如果有不明確的地方請以郵件方式問，引起他的注意。如果直接一封郵件回復過去，可能得到的結果就是石沉大海，因為你被客戶牽著走了。還可以試著問下客人是否有自己貨代，根據客人所在國家情況而詢問客戶。讓他確認，是FOB？EXW？還是CIF？

等該確認的東西確認了，做個正式報價，附上運輸方式及大概需要的運費金額。報價上的產品圖如不清晰，單獨附一張清晰的，用ps壓縮大小但是不壓縮分辨率。

發完報價最好及時跟蹤。打個電話過去，打一個電話比發十封郵件可能更有用。客戶聽到你的聲音，你自報家門，客戶更容易記住你，發郵件有可能永遠記不住你。

外貿郵件|跟進郵件的5個原則及回復模板

1.保持簡短：估計有 70%的電子郵件是在移動設備上閱讀的，因此請保持簡短并快速切入主題。

2.時間很重要：在白天的正確時間發送，不要在周末或下班后發送。在發送后續電子郵件之前等待兩到三天（除非需要盡快回復）。

3.個性化：雖然電子郵件后續模板（例如下面提供的模板）是一個很好的起點，但應該個性化的電子郵件以建立更牢固的聯系。

4.包括時間安排：如果需要回復，請明確說明日期和時間。如果向客戶索取信息，請準確告訴他們需要什么以及何時需要。不要忘記告訴他們將如何處理這些數據。

5.著眼于未來：不回復無需解釋；關注未來的關系。

1）提出建議后郵件跟進

Subject line: Following up on my proposal

Dear R,

I am following up on the proposal that I sent to you on 12 September.

If you have any questions about the proposal or discuss any aspects of it, please get in touch. I can provide any additional detail or supporting information that can support you in making a decision

Please feel free to contact me to arrange a meeting. I'm looking forward to working with you in the future.

Yours sincerely,

Lena

2）提出報價后郵件跟進

Subject line: Following up on quotation(reference)

Dear R,

I am following up on the quotation that I sent to you on 12 September.

If you have any questions about the quotation and payment schedule or would like to discuss any aspect of the proposal, please feel free to contact me at any point

I await your reply.

Yours sincerely,

Lena

3）付款后跟進

Subject line: Unpaid invoice(reference number)

Dear R,

I am contacting you about the invoice(insert details) I sent to you on 12 September. The invoice is currently overdue for payment.

Please can you advise me when we can expect to receive payment? If you are experiencing problems with paying this invoice, please get in touch with me immediately.

I await your reply.

Yours sincerely,

Lena

4）沒收到客戶反應，需要進一步推進

Subject line: Information required

Dear R,

I am contacting you to follow up on an email I sent on 12 September.

I'm unable to make any progress until I receive your reply. If there's likely to be a delay in providing me with the information I need, do let me know, and I can make alternative arrangements.

Yours sincerely,

Lena

5）跟進有意向客戶

Subject line: Just checking in…

Dear R,

I am contacting you to follow up on an email I sent on 12 September.

I know you're busy at the moment, but I feel that working together could benefit us both. You'll find all the information you need about us in the last email. After you've checked it out, you can contact me here to set up a call or a meeting.

If you have any questions at all, feel free to contact me at any point.

Yours sincerely,

Lena

6）開會后跟進 Subject line: Meeting follow-up

Dear R,

I'm contacting you to share my contact details after our meeting.

It was great to meet you and learn more about you and your organization. I'm looking forward to working together in the future.

If you have any questions about my role or organization, feel free to contact me at any point.

Yours sincerely,

Lena

7）老客戶跟進

Subject line: Catching up

Dear R,

I'm currently contacting old clients and customers that we haven't spoken to in a while.

We enjoyed working with you and your organization. We are interested in learning if there are any current or planned projects we may be suitable for?

I would welcome the opportunity to chat with you. On a call or in a meeting, I can share some exciting new developments in our business that may benefit you.

You can contact me here to set up a call or a meeting. I'm looking forward to chatting with you.

Yours sincerely,

Lena

外貿案例 | 被客戶已讀不回,重新建立聯系的5封郵件

做貿易，常常要面對客戶突然神隱的狀況。如：郵件不回，社交軟件留言不答復或約定好的電話/視頻會議不出現，都是常見的事兒。不過客戶已讀郵件不回或會議爽約，并不代表雙方合作的終止，具體問題要具體分析。

首先，業務員要根據所掌握的客戶信息及業務內容，認真分析客戶的具體情況，仔細研判是否繼續跟這個客戶合作。其次，要確認是否是目標客戶，有了確切的結果后，可以通過擬寫以下有針對性的5封郵件，得以恢復與買家/進口商的聯絡，獲取重啟合作的機會。

1.常規跟進

Dear××,

Hope this email finds you well.

We’ve sent you product catalogue on May 20th, as we haven't heard from you, we are writing this email, hope to get your suggestion.

Is the products we provide not match your needs? Or you have other requirements?

We look forward to the pleasure of hearing from you.

敬啟者，

謹以此郵件向您致以問候。

我們于5月20日發給過您商品目錄,目前我方尚未得知貴公司的回復，本次致函希望聽取您的意見。

是否是我們提供的商品與您所需不太匹配？或是您有其它的要求？

我們期待您的回音。

2.電話/視頻會議邀約

We’ve sent you an email on 15th last Wednesday, as it includes the attachment(product catalogue), I’m not sure whether you received it?

In order to discuss the cooperation way in more detail,it would be good to arrange a time to speak with you on the phone, kindly please share your phone number with me,thank you.

敬啟者，

我們已在上周三的15日給您發送了一封電子郵件，其中包含附件（產品目錄），不知道您是否收到了？

為了更細致地溝通與您的業務合作，希望能夠安排時間與您電話交談，請告知您的電話號碼,謝謝。

3.電話/會議后如何跟進

在電話/會議之后應仔細梳理一下會議過程，認真總結客戶最需要的所有信息，需要哪些支持，而自己又會給出什么樣的解決方案。再依照這些信息整理出一份條理清楚、內容完整的郵件，發給客戶以表誠意，這也是一種態度。

確認客戶閱覽過資料后，便可以順勢詢問客戶，對這些資料是否有不清楚的地方，可提議再約一次電話/會議的時間，為重新打開合作契機尋找機會。

Dear××,

For the project we discussed last Wednesday, we really appreciate your precious suggestions. Like you said, packaging for the product in those terms may not be very convenient. We are now considering redesigning it to make it more compact. We have attached3 new packaging proposals that match your needs the best.After you've made the choice, please let me know which one(s) you prefer.

We look forward to receiving your reply.

KInd Regards,

Notting

關于上周三的討論，我們很感謝您所提出的寶貴建議。就像您說的，包裝對于有特定要求的產品或許不太便利。我們在考慮重新設計產品的包裝，讓它更加精巧。現附上3個最符合您需求的新包裝設計方案，您甄選后，請知會我貴方更傾向哪一個方案。

我方期望得到您的回復。

注：郵件結尾盡量不要用“開放題目”的方式問客戶（如Could you please let us know your comments?），因為這樣客戶就需要用多更多的時間去整理，這樣會導致客戶需要很長的時間去回復郵件。這樣會造成業務沒必要的拖延。

建議業務員把要問的問題，盡量換成選擇題方式，客戶就能比較容易的快速做出選擇，而業務員也能及時得到回復與確認。

4.“不催”的郵件

我們在業務聯絡過程中，有時換了若干內容給客戶發郵件，對方依舊不回復，這時該怎么辦呢？

一些業務員會嘗試用各種不同的渠道，比如facebook,linkedin等輪番給客戶留言，甚至會使用所謂“聰明”的做法，進行多次跟進、還會從總經理那里找突破口等，但其實這樣的行為并不妥當，在很多時候有可能會起到相反的作用。

恐怖片中最讓人緊張的鏡頭不是妖魔鬼怪出現的時候，最恐怖的“恐怖”，反而是在那之前，一片寂靜無聲的時刻，才是最有壓迫感的力量。同樣的，在貿易上，有技巧的“不催”有時候比“過度關切”來的有效，反而能改變對方的態度。

中國有個俗語：“一趕三不買，一趕三不買”。意思說：越急于求成，也許越不成。可以寫封“不動聲色”的郵件，以“不催”達到“催”的目的，“買賣不成仁義在”。由此既達到維系客戶間的關系，也能進一步促進合作。

1.在郵件的簽名欄/社交軟件的說明里可以加上公司最近在做的活動/展會等，一句話點到為止，不需要過多去說明，比較含蓄的知會客戶公司的動態。一方面顯示出客戶對公司的重要性，同時也表示了希望與客戶密切業務關系的愿望。

比如：Kindly please note we will attend the xx expo from 11/1-11/5, with booth No.××.

2.例如將出差信息及時發給所有客戶，之所以事先告知，主要是防止出差會影響客戶業務，從細微處展示了專業素養，同時讓客戶感覺到業務員的細致工作。

業務往來過程中有許多細節，我們也許不經意，但就是這些不起眼的細節，可以折射出業務員的專業水平，有利于業務的發展。往往是細微之處見精神，最是“小事”先是素養。細是一種心理素質，也是一個人的精神態度。

“致所有客戶的信”

Dear All,

Kindly please be informed that I will be on business trip from June 1st to 5th. And I will have limited access to my email.

If you need to discuss terms of the contract or need immediate assistance while I’m away, please feel free to call my mobile phone(xxxx)

Thanks and best regards,

Notting

致全體，

敬請告知，我將于6月1日至5日出差,只能非常有限地使用我的信箱。

假如在我不在的期間您需要討論合同條款或需要立即的協助的話，請隨時撥打我的手機。

祝好

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本文來源： 外貿賣家如何跟進不回復的郵件